Politique de location de salles et d'infrastructures

POLITIQUE DE LOCATION
DE SALLES, D’INFRASTRUCTURES ET D’ÉQUIPEMENTS MUNICIPAUX

 

 

La présente politique établit les conditions d’accessibilités et d’utilisation des locaux, des infrastructures et des équipements municipaux.

La présente politique s’applique dès qu’une location de salle, de terrain sportif ou d’équipement est effectuée auprès d’un organisme reconnu par la Municipalité, d’un résident ou d’un non-résident.

 

OBJECTIFS DE LA POLITIQUE

  • Définir les paramètres de location et de prêt ;
  • Uniformiser les règles régissant les principes et modalités de tarification des locations des locaux et équipements ;
  • Assurer une allocation équitable des ressources mises à la disposition des organismes, regroupements et individus, citoyens ;
  • Mettre en place les conditions favorisant une plus grande accessibilité aux activités de loisirs et services à la communauté
  • S’assurer que la location de la salle soit effectuée en toute conformité ;
  • Préserver les équipements municipaux ;
  • Établir clairement l’obligation des locataires.

 

DÉFINITIONS DES TERMES

Pour l’application de la présente politique, on entend par :

Organisme à but non lucratif (OBNL) : groupement d’individus constitué à des fins sociales, culturelles, philanthropiques, religieuses, scientifiques, professionnelles, sportives, de loisir ou autres, et qui n’a pas l’intention de faire des gains pécuniaires à partager entre les membres. Ex. : organisation syndicale, organisme communautaire, association sportive, association de loisirs, groupe social.

Organisation reconnue par la Municipalité : Toute organisation ayant fait une demande de reconnaissance auprès de la Municipalité de Lac-des-Écorces pour bénéficier des mêmes modalités qu’un OBNL.

Services à la communauté : Tout citoyen, commerçant ou organisme offrant un service à la population. Ex. : Offre de cours à prix modique, soins de santé, séance d’information, activité culturelle, levée de fond pour un organisme de charité (relais pour la vie...).

Locataire : Tout citoyen, OBNL, organisation reconnue par la Municipalité et autre, qui fait la location ou la réservation d’une salle, équipement ou infrastructure.

Salle et infrastructure : Salle communautaire, dôme Uniprix et chalet des patineurs, terrain de balle secteur Lac-des-Écorces, terrain de balle secteur Val-Barrette.

Équipement : Tables, chaises, système de son, projecteur et toile, scène, chapiteau.

 

PRINCIPES RELATIFS AU PRÊT ET À LA LOCATION DES LOCAUX

  • La Municipalité prête ses locaux, équipements et infrastructures gratuitement à tout OBNL qui œuvre sur le territoire de Lac-des-Écorces et aux organismes reconnus par la Municipalité.Selon l’activité, la Municipalité pourra exiger une présence d’un surveillant municipal ou d’agents de sécurité, au frais du locataire.
  • Aucune modification ne peut être apportée par l’utilisateur à un local.

  • La Municipalité se réserve le droit de refuser l’accès à ses locaux et au prêt d’équipement à toute personne ou organisme, advenant des dommages causés et/ou au mauvais état des lieux suite à la réservation ou selon la nature de l’activité.

 

OBLIGATION DU LOCATAIRE

  • Le locataire doit remettre dans un état de propreté satisfaisant les bâtiments et ses équipements à son départ. À défaut de se conformer à ces règles, la Municipalité fera effectuer les travaux de remise en ordre au frais du locataire.
  • Le locataire doit assurer le respect de la Loi sur le tabac et de toute autre loi applicable. L’obtention du permis d’alcool ou de réunion auprès de la RACJ est obligatoire lors du service, de la consommation ou de la vente d’alcool.
  • Toute sous-location est strictement interdite.
  • Un locataire effectuant des services commerciaux devra obtenir un permis d’exploitation du service d’urbanisme de la Municipalité. (Règlement 88-2007)
  • Le locataire devra voir à ce que les personnes participantes ne causent aucun dommage et respectent les règlements. Il sera responsable de tous dommages qui pourraient être causés par les personnes présentes tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des bâtiments. Dans le cas de dommage, un remboursement ou un remplacement sera alors exigé par la Municipalité.
  • Le locataire devra voir à déposer les ordures et le recyclage dans les bacs prévus à cet effet situés à l’extérieur des bâtiments. En quittant les lieux, il devra s’assurer de bien verrouiller les portes et fenêtres, fermer les lumières, tout équipement électrique et abaisser le chauffage à 16 degrés, s’il y a lieu.
  • La Municipalité de Lac-des-Écorces ne se rend aucunement responsable des accidents qui pourraient se produire lors des activités.
  • Une copie de votre assurance responsabilité pourrait être exigée.

 

LOCATION D’ÉQUIPEMENT

Il est de la responsabilité du locataire de récupérer ses équipements durant les heures d’ouverture de la Municipalité, soit du lundi au vendredi entre 8 h et 12 h et 13 h et 16 h. Pour les locations de fin de semaine, des frais de 25 $ seront ajoutés.

Le prêt et la location d’équipement ne peuvent en aucun cas empêcher la location d’une salle et entraîner des coûts pour la Municipalité (transport, montage, disponibilité, et autre).

 

BRIS

En cas de bris intentionnel ou non intentionnel du matériel et/ou des lieux, le coût du bris et de la réparation sera immédiatement facturé au responsable de la location.

 

ENTRETIEN

Le locataire doit remettre dans un état de propreté satisfaisant les bâtiments et ses équipements à son départ. Les biens personnels, articles de décoration ou tout autre équipement appartenant au locataire devront être enlevés à la fin de l’activité*. Sont interdits : rubans adhésifs, punaises murales, colle ou tout autre adhésif pouvant détériorer le local. La gommette est permise.

Le locataire s’engage à effectuer l’entretien de la salle après son utilisation : balayage du plancher, lavage du plancher, lavage de la vaisselle*, nettoyage de la cuisine, nettoyage de la salle de bain, ramassage des ordures ménagères*. Le locataire doit apporter ses produits de nettoyage et son savon à vaisselle. Sur place : Balais, vadrouille, sceau, sac à poubelle, chiffon et linge à vaisselle.

  • Un service de conciergerie est disponible au coût de 50 $.
  • Le service de conciergerie sera facturé automatiquement lors des locations durant la période des fêtes et les jours fériés

 

* Pas inclus dans le service de conciergerie.

 

DÉPÔT DE LOCATION

À l’exception des OBNL et organismes reconnus par la Municipalité, un montant équivalent à 50 % du coût de location est exigible à la signature du contrat de location. Un dépôt en argent ou en chèque de 50 $ ainsi que la balance du coût de location sont exigés lors de la prise de possession des clés. Ce dépôt sera remboursé dans les 30 jours suivant la location si aucun bris n’est constaté à la salle et que la propreté des lieux utilisés est adéquate. Le coût des réparations ou d’entretien ménager supplémentaire sera prélevé à même le dépôt. L’excédent sera facturé et devra être payé dans les trente (30) jours suivant la location.

Un dépôt en argent comptant ou en chèque de 200 $ est également exigé pour l’emprunt ou la location du projecteur.

 

PROCÉDURES DE LOCATION

  • Toute location sera confirmée et validée lorsque le contrat de location sera complété. Le paiement total devra être reçu lors de la prise de possession des clés ou des équipements.
  • C’est la responsabilité du locataire de compléter le contrat pour finaliser sa réservation, soit : En se présentant à l’hôtel de ville, 672 boul. St-François; En complétant le contrat de location sur le site internet www.lacdesecorces.ca et le retourner par la poste ou par télécopieur au 819-585-4610 ou par courriel loisirs@lacdesecorces.ca.

 

PRIORITÉ DE LOCATION

Pour la location de la salle, la Municipalité appliquera en tout temps la politique du premier arrivé, premier servi. Toutefois, pendant la période estivale, la priorité d’utilisation des salles et équipements municipaux est donnée au camp de jour.

Réservation longue durée

Afin de bénéficier de leur priorité, les personnes ou organisations qui souhaitent présenter une demande pour une location à long terme (8 semaines ou plus) peuvent le faire deux fois par année ; le premier vendredi du mois de mai pour les locations de l’été-automne et le premier vendredi du mois d’octobre pour les locations hiver-printemps. Par la suite, les demandes sont recevables en tout temps. La période maximale pour un contrat de location est d’un an. Pour une location à long terme, le locataire peut prendre entente avec le service des loisirs pour les modalités de paiement et le tarif préférentiel (8 locations au prix régulier et les suivantes à moitié prix).

Période des Fêtes et jours fériés

Les réservations peuvent s’effectuer jusqu’à 12 mois d’avance. En ce qui concerne les réservations durant la période des fêtes, si plus d’une réservation est demandée, une pige au sort sera effectuée le 1er mars de chaque année. Une seule inscription par date et par regroupement familial est acceptée.

 

ANNULATION

Politique de remboursement en cas d’annulation par le locataire

Remboursement complet du montant payé si l’annulation est faite dans les 7 jours ouvrables ou plus avant le début de l’activité. Aucun remboursement si l’annulation est faite dans les 6 jours ouvrables ou moins avant le début de l’activité.

Politique de remboursement en cas d’annulation par la Municipalité

La Municipalité se réserve le droit, sur avis de sept (7) jours, d’annuler une location ou réservation lorsqu’un événement spécial doit se tenir dans les lieux loués qu’elle juge d’une importance telle qu’il soit justifié de donner ledit avis ou pour une raison de bris ou de mauvais état des lieux qui serait dangereux pour les participants. Dans ce cas, la totalité du montant payé serait remboursée au locataire.